Das haben wir zum Anlass genommen, unsere Meetingkultur einmal genauer unter die Lupe zu nehmen und eine Initiative „Meetingeffizienz" zu starten. Ziel ist es, mit nützlichen Tipps und Tricks und mit ein paar unterstützenden Werkzeugen und Hilfsmitteln allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, unsere Zusammenkünfte effektiver und effizienter zu gestalten.

Den Anfang haben wir mit dem Thema „Meetingregeln" gemacht: nur relevante Personen einladen, Ziel und Zweck des Meetings ist allen bekannt, Zeit einhalten, ausreden lassen, keine Nebengespräche, keine Nebenbeschäftigung, beim Thema bleiben, am Ende des Meetings nächste Schritte festlegen, Feedback geben, einfach mal „Danke" sagen. Diese Regeln haben wir zur Vergegenwärtigung auf Poster gedruckt und in jedem Besprechungsraum ausgehängt.

Darüber hinaus haben wir jeden Konferenzraum mit Meetingkarten ausgestattet. Damit können wir spielerisch unsere Kolleginnen, Kollegen und unsere Führungskräfte auf die Einhaltung der Meetingregeln hinweisen. Ein Buzzer in den Meetingräumen sorgt zusätzlich dafür, dass die Meetingkarten auch die nötige Aufmerksamkeit bekommen und sich die Gruppe wieder dem eigentlichen Thema widmet. Der Time Timer, eine Countdown-Uhr, sorgt schließlich durch eine geschickte Visualisierung der Restzeit dafür, dass alle Teilnehmer die Uhr im Blick behalten. 

„Die Verbesserung unserer Meetingkultur ist ein wichtiges Teilziel im Rahmen unseres gesamten Veränderungsprozesses“, sagt Johanna Krauthauf, Leiterin Organisationsentwicklung und Kommunikation bei der Kuraray Europe. „Gut strukturierte, lebendige Meetings können eine tolle Plattform für den cross-funktionalen Austausch sein, vernetztes Denken und Agieren fördern sowie Impulse für Innovationen freisetzen – diese Chance wollen wir zukünftig noch viel mehr nutzen“, bestätigt ihre Mitarbeiterin Carmen Mundt, die in der Organisationsentwicklung die Unternehmensentwicklung mit vorantreibt.